Método Gtd (fazer as coisas): o segredo para ser mais produtivo

A arte da produtividade sem estresse

O instrutor de produtividade empresarial David Allen é o responsável pelo Método Getting Things Done (GTD) , um sistema de gestão de atividades e tarefas pendentes que todos nós temos e que, às vezes, nos sobrecarrega a ponto de nos bloquear e não saber onde começar.

O Método GTD é baseado no princípio de que precisamos liberar nossa mente de tarefas , escrevendo-as em um local específico. Ao nos organizarmos desta forma, seremos capazes de reduzir o estresse gerado, lembrando tudo o que temos que fazer e colocando toda a nossa atenção e energia na realização dessas tarefas.

Faça listas específicas e simplifique suas tarefas

Graças ao método GTD, podemos aumentar nossa produtividade e fazer mais coisas todos os dias . Um dos pilares do método é a criação de listas de tarefas específicas para cada contexto (ou por temas) ao invés de estabelecer prioridades conforme recomendado por outros sistemas organizacionais. Reflita sobre o que você deve fazer e decida quais ações específicas você deve realizar para concluir suas tarefas pendentes.

Os princípios do Método GTD (Getting Things Done)

Colete. O sistema nos propõe coletar em um meio físico externo à nossa memória tudo o que precisamos lembrar, executar ou estar ciente. Você pode usar seu planejador de papel, telefone celular, um aplicativo ou um organizador que permite que você tire da sua mente (para limpá-la) tudo o que você precisa fazer para poder processar tarefas de forma eficiente e independente.
Processo. Uma vez que você tenha sua lista de coisas a fazer, devemos começar a trabalhar seguindo algumas premissas, tais como: sempre comece pelo início; não processe mais de uma tarefa por vez; não arquive tarefas; classifique-os de acordo com a necessidade ou não de execução de uma ação.
Organizar. Devemos organizar as tarefas pendentes em listas de: Ações futuras (tarefas de curto prazo); Projetos (tarefas em andamento que requerem mais de uma ação para serem concluídas); Em espera (depende de uma terceira pessoa); Algum dia (não projetos futuros imediatos). Lembre-se de que em sua agenda você deve apenas manter o controle de seus compromissos e compromissos, as tarefas devem sempre ser organizadas em listas separadas. Seu sistema de organização de tarefas deve ser fácil, simples e amigável para durar e funcionar.
Verifica. Precisamos revisar nossas listas periodicamente para fazer sentido. Dado o tempo, energia e recursos que temos em um determinado momento, você deve decidir qual é a tarefa mais importante que você deve realizar em cada momento e fazê-la.
Faz. Nenhum sistema organizacional será eficaz se você passar mais tempo organizando tarefas do que realizando-as. Lembre-se de simplificar o processo de organização, para evitar desleixo ou saturação quando você tem muitas tarefas em andamento ao mesmo tempo.

A regra dos dois minutos

Uma das regras mais conhecidas deste método de organização e gestão do tempo são os dois minutos. Antes de qualquer tarefa devemos nos perguntar: Essa tarefa pode ser realizada em menos de 2 minutos?

Se a resposta for sim, você deve ir em frente e realizar a tarefa em mãos. Por exemplo, responder a e-mails rápidos, pegar nossa mesa, marcar uma consulta.
Se a resposta for negativa, você tem duas opções. Adie a tarefa e atribua-a a uma “lista de tarefas futuras”; ou delegar a tarefa a outra pessoa que possa executá-la.

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Organize-se de forma eficaz

David Allen foi o criador do método GTD (Getting Things Done) e escreveu este livro essencial sobre organização e gerenciamento de tempo. Nele você encontrará técnicas e dicas para colocar seu sistema em prática. A ideia é que consigamos organizar nosso pensamento para poder pensar com clareza e desenvolver todo o nosso potencial.